Para que una reunión se convierta en una experiencia agradable  y cumpla con los objetivos deseados, tenemos que tener presentes algunos puntos:

 

1.Objetivo de la reunión

Lo primero que debo plantearme es: Qué espero conseguir de esta reunión: que soliciten mis servicios, que conozcan mi oferta de servicios, resolver una situación, aportar soluciones..

2.Creando el contexto

Es necesario crear un contexto favorable a nuestro encuentro. El contexto se refiere a la forma de convocar o confirmar la reunión, al lugar escogido para el encuentro, la puntualidad y nuestra presencia durante la reunión.

3.El mensaje

Debe ser claro para la otra parte, y para eso, tenemos que verificar, mediante preguntas, que nuestro mensaje ha sido entendido. Debe ir alineado con el objetivo de la reunión, y con el tono de seriedad o liviandad que requiera el momento.

4.La Comunicación No verbal

Recuerda que el cuerpo comunica más que las palabras. Así que para que el mensaje llegue de forma clara, contundente y sin dudas, es necesario que nuestro cuerpo transmita esa seguridad. No hables con certeza de un tema que desconoces. Es preferible reconocer que es un tema nuevo del cuál te informarás primero antes de dar tu opinión. Si tu interlocutor tiene los brazos cruzados, es mejor conversar de otros temas antes, para que su postura sea de más apertura. Unos brazos cruzados indican cierta resistencia a escuchar nuestro mensaje. Si tu interlocutor tiene muchas distracciones y no nos presta la atención necesaria, es preferible decirle que podemos esperar unos minutos para que termine de atender sus temas urgentes.

5.La escucha

Escucha con atención, toma nota de los aspectos más relevantes comentados en la reunión, si es necesario verifica que lo que estás entendiendo es correcto. Pregunta cada vez que tengas una duda.

6. Cumple los compromisos adquiridos

No nos olvidemos que la reunión no se termina al despedirnos. Normalmente en una reunión se generan algunos compromisos, que tenemos que cumplir en el plazo acordado. Si no los cumplimos nuestro mensaje perderá la credibilidad generada en la reunión.

7. No olvides tu objetivo

Previamente definiste un objetivo para tu reunión. Tenlo presente durante toda la reunión, para que no te veas atrapado(a) en discusiones por querer tener la razón.

 

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